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Trabajar con documentos requiere mucho tiempo de los usuarios, especialmente de los trabajadores de oficina. Pero hay muchos programas que pueden optimizar significativamente el trabajo manual cuando se trabaja con documentos mediante la automatización de algunos procesos. Muchas de estas soluciones son fáciles de usar, muy convenientes y económicas y, por lo tanto, están disponibles para una amplia gama de usuarios. Estos programas serán discutidos en este artículo.

Organización de documentos

Usuarios que tienen que tratar con un número grande documentos electrónicos, es bien conocida la situación en la que, a pesar del estricto sistema de directorios y subdirectorios, se necesita mucho tiempo para encontrar el documento correcto. Una de las soluciones a este problema es el uso de un programa de catalogación especial, cuya tarea principal es organizar y ordenar los datos, lo que en última instancia garantiza una búsqueda rápida de la información necesaria. Hay una gran cantidad de catalogadores de este tipo en el mercado, y todos ellos están enfocados a catalogar ya sea discos, carpetas y archivos, o alguna información altamente especializada (películas, monedas, sellos, etc.). Cualquier catalogador universal que permita catalogar carpetas y archivos de diferentes tipos es apto para catalogar documentos. El paquete WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/) se considera la mejor entre tales soluciones, pero es bastante costoso y sus capacidades son claramente redundantes para muchos usuarios. Para la mayoría, será suficiente usar el paquete estándar de WinCatalog.

Otra forma es combinar documentos relacionados en documentos complejos estructurados jerárquicamente almacenados dentro de archivos de datos correspondientes a estas estructuras. En tales documentos estructurados, es mucho más conveniente navegar y encontrar la información que necesita debido a las capacidades de estructuración y búsqueda avanzada dentro del documento. Además, dicha estructuración le permite realizar una búsqueda externa y buscar documentos por fragmentos del texto incluido en ellos. Por ejemplo, el paquete Maple está diseñado para crear documentos estructurados jerárquicamente.

Estándar WinCatalog

Desarrollador: WinCatalog.com

Tamaño de distribución: 1,62 MB

Trabajar bajo control: Windows 95/98/2000/Me/NT4.0/XP

Método de distribución: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Precio: 200 rublos.

WinCatalog Standard es un catalogador multifuncional fácil de usar con una clara interfaz en ruso (Fig. 1). El paquete le permite catalogar datos de cualquier medio que se pueda conectar a su computadora: disquetes, discos duros y de red, CD regulares y CD de audio, discos Zip, etc. Con él, puede ordenar y organizar cualquier carpeta y archivo, independientemente de su ubicación. Puede ingresar datos en el catálogo manualmente (inmediatamente en carpetas virtuales) o escaneando discos (incluidos los archivos Zip que se encuentran allí); en este caso, es mejor clasificar las carpetas y los archivos extraídos de los discos en carpetas virtuales para facilitar la tarea. orientación, que, gracias a la compatibilidad con las operaciones de arrastrar y soltar, no llevará mucho tiempo.

Arroz. 1. Interfaz estándar de WinCatalog

La administración general del directorio es fácil y conveniente. La división de datos en carpetas temáticas simplifica enormemente la orientación, y la ubicación de las carpetas y sus elementos anidados es fácil de cambiar con un simple arrastrar y soltar. Búsqueda avanzada (por nombre, comentario, tamaño y fecha de modificación; Fig. 2), que admite operaciones booleanas y la posibilidad de seleccionar una carpeta específica para la búsqueda, además de tener en cuenta palabras clave (se pueden agregar con prudencia a elementos individuales del catálogo ), le permite encontrar rápidamente el documento deseado, y la búsqueda de duplicados es para eliminar elementos duplicados de la colección. Exportar todo o parte del catálogo de documentación a un archivo CVS permite procesar los datos en otra aplicación (por ejemplo, MS Excel), mientras que exportar a un archivo HTML es conveniente para imprimir el catálogo.

Arroz. 2. Buscar documentos en WinCatalog Standard

Arce 6.25

Desarrollador: Sistemas de oficina de cristal

Tamaño de distribución: Arce - 5,3 MB, arce profesional - 5,89 MB

Trabajar bajo control: Windows (todas las versiones)

Método de distribución: shareware (demostración de 30 días: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Precio: Arce - $21.95, Arce Profesional - $30.95

Maple es un administrador de documentos fácil de usar que le permite combinar diversos materiales en estructuras jerárquicas y recibir como resultado documentos estructurados: planes de negocio, informes, notas analíticas, folletos, etc. En dichos árboles de documentos jerárquicos, la información diversa se presenta con mayor claridad y es mucho más fácil encontrar cualquier documento que con la catalogación estándar. Para ver documentos creados en Maple, necesita un Maple Reader especial, que se puede descargar de forma gratuita en: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). El paquete tiene una interfaz amigable (Fig. 3) y es tan fácil de aprender que incluso la falta de localización del programa en ruso no se convertirá en un obstáculo para la mayoría de los usuarios y, por lo tanto, esta solución puede recomendarse a la audiencia más amplia.

Arroz. 3. Interfaz de programa de arce

El gestor se presenta en dos versiones: Maple básico y Maple Profesional ampliado. Entre las diferencias fundamentales de la versión extendida está la presencia de funciones adicionales como búsqueda de documentos, revisión gramatical, cifrado de archivos y reserva de estructuras jerárquicas.

La base de cualquier documento en Maple es un árbol jerárquico de nodos, el nivel de anidamiento de subnodos en el que, así como su número, no está limitado. Cada nodo es un documento separado que contiene no solo texto (ya sea escrito directamente, pegado desde el portapapeles o importado de documentos en formatos RTF, DOC, WRI y HTML), sino también material tabular, gráficos, enlaces a fragmentos básicos del final. documento o archivos, etc. Al preparar documentos, se proporciona el uso de un conjunto estándar de funciones para trabajar con texto: cambiar el tipo y tamaño de la fuente, crear listas, diseñar párrafos, usar estilos, etc. La integración con MS Word le permite usar el corrector ortográfico integrado en MS Word para comprobar la gramática y buscar sinónimos no solo en inglés, sino también en ruso. El sistema de redundancia incorporado brinda la capacidad de crear copias de seguridad documentos jerárquicos (en formato ZIP y CAB). El asistente de cifrado incorporado lo ayuda a cifrar documentos confidenciales utilizando el algoritmo criptográfico Blowfish. Y el módulo de búsqueda Finder le permite encontrar rápidamente los documentos necesarios por fragmento de nombre, autor, comentarios, contenido (Fig. 4), etc.

Arroz. 4. Buscar documentos por contenido
en ellos texto en Maple

Acceso rápido a los documentos

La tecnología de preparación informática de documentos supone que los documentos creados se utilizan repetidamente en el futuro. Por ejemplo, al desarrollar un nuevo documento, es posible que necesite uno o dos párrafos del documento anterior, o nuevo documento generalmente representa una copia del anterior, pero con información variable modificada, etc.

Desafortunadamente, el usuario no siempre puede recordar el nombre del documento importante creado anteayer y, a veces, no tiene idea de dónde buscarlo. Por supuesto, debe dar nombres significativos a los documentos y guardarlos en un catálogo ordenado, pero, por desgracia, sucede lo contrario, debido a las prisas, las llamadas que distraen, etc. Como resultado, puede llevar mucho tiempo buscar el documento requerido; después de todo, no es un hecho que podrá abrirlo a través de la lista de enlaces de Windows a los últimos documentos disponibles a través de la Menu de inicio. El punto es que esta lista:

  • limitado a 15 documentos: esto significa que la probabilidad de ingresar a sus documentos, por ejemplo, hace una semana es casi cero;
  • no le permite ubicar el documento si recuerda parte del texto, pero olvidó el nombre del archivo;
  • no incluye documentos con el mismo nombre (aunque sea diferente) guardados con el mismo nombre pero en diferentes carpetas, lo cual es relevante, por ejemplo, cuando trabajo conjunto sobre el documento con la formación de varias de sus versiones.

Hay otro problema: la lista proporcionada en Windows documentos recientes es uno de los canales de filtración de datos confidenciales, ya que cualquier usuario (incluido un intruso) puede utilizarlo para conocer la naturaleza de la actividad informática de su titular. Por lo tanto, se recomienda borrar esta lista con regularidad, por ejemplo, utilizando utilidades para eliminar datos "basura" del disco. Como resultado, se desarrolla una situación aparentemente paradójica: si el usuario destruye regularmente información sobre documentos utilizados recientemente por motivos de seguridad, entonces pierde acceso rapido para ellos, y de lo contrario corre el riesgo de convertirse en víctima de intrusos. Sin embargo, hay una salida: puede usar la utilidad especializada ActualDoc, que se expande características de Windows en términos de trabajar con documentos recientes.

Si el documento deseado se creó hace mucho tiempo y, por lo tanto, no puede aparecer en la lista de documentos abiertos recientemente (tanto integrados en Windows como en la lista de ActualDoc), entonces tendrá que recurrir a buscarlo. Aquí surge otro problema: por regla general, el usuario no recuerda el nombre del documento (así como la fecha de su creación), pero sabe qué palabras clave se encuentran en el texto. Esto significa que debe buscar un documento por fragmentos del texto incluido en él; lamentablemente, aunque esta tarea se puede resolver con incorporado herramientas de windows o, por ejemplo, Word, pero muy mediocre. Y el punto no es solo que tal búsqueda no es del todo obvia y se realiza lentamente, a veces puedes aguantar esto. Es mucho más importante que no se encuentren todos los archivos: las características morfológicas del idioma ruso no se tendrán en cuenta durante la búsqueda, por lo que no se encontrarán archivos en los que las palabras buscadas tengan una terminación de caso diferente. Al mismo tiempo, las utilidades de búsqueda especializadas como Isleuthhound (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), Archivist 3000 y Phoenix Search (http://indexlab .net/) pueden encontrar rápidamente los documentos que necesitan, independientemente de su ubicación. El paquete "Archivarius 3000" nos parece el más atractivo entre las soluciones mencionadas en términos de relación "precio/calidad".

ActualDoc 3.5

Desarrollador: Software Flexigen

Tamaño de distribución: Estándar - 4,1 MB, Profesional - 3,6 MB

Trabajar bajo control: Windows 2000/XP/2003/Vista

Método de distribución: Estándar: software gratuito (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Profesional: shareware (demostración de 14 días: http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc.exe) )

Precio: Estándar es gratis, Profesional cuesta $19.95

ActualDoc es un administrador de documentos reciente que recuerda los documentos usados ​​y proporciona un acceso rápido y seguro a ellos. El programa es simple e intuitivo, tiene una interfaz amigable con soporte para el idioma ruso (Fig. 5) y prácticamente no requiere tiempo para dominarlo, especialmente porque va acompañado de un sistema de ayuda integral y, por lo tanto, puede convertirse en una herramienta indispensable para tanto profesionales como usuarios domésticos.

Arroz. 5. Interfaz del programa ActualDoc

ActualDoc realiza un seguimiento de las descargas de un número ilimitado de documentos dentro de un período especificado por el usuario (por defecto - 60 días), admite más de 40 formatos de archivo (archivos de texto e imagen, documentos de MS Office y documentos HTML, archivos PDF, etc. ) y te permite descargar rápidamente cualquiera de ellos. Encontrar el documento correcto en el entorno del programa no es un problema. Si el rollo de documentos que memorizó es relativamente pequeño, puede seleccionar un documento directamente de la lista. De lo contrario, es más razonable limitar preliminarmente la lista de posibles solicitantes filtrándola (es posible filtrar por período de tiempo). O intervalo, por extensión y categoría) o buscar por el nombre del documento (en términos generales) o por un fragmento del texto incluido en él (sin embargo, la búsqueda en el texto ruso no siempre es exitosa). Hay otra forma de abrir rápidamente el documento deseado: a través de los marcadores incorporados (igual que en explorador de Internet; arroz. 6), que pueden asignarse a documentos individuales de uso frecuente y agilizar notablemente el acceso a los mismos, ya que no es necesario realizar búsquedas. El documento seleccionado está disponible en el visor incorporado, para ver, buscar y copiar, así como en una aplicación externa, para editar y puede usarse para el procesamiento completo, la copia selectiva de información o para enviar un documento a correo electrónico. Al mismo tiempo, la lista de documentos en sí puede ocultarse de miradas indiscretas y protegerse con una contraseña; en este caso, los archivos utilizados recientemente no se mostrarán en el menú. Inicio -> Documentos.

Arroz. 6. Abrir un documento a través de un marcador
en ActualDoc

El paquete viene en dos versiones: estándar básico gratuito y profesional de pago. posibilidades versión gratuita no permita ver documentos en los visores integrados, usar la función de búsqueda (como resultado, solo puede buscar documentos visualmente, ver la lista completa o filtrada), crear categorías personalizadas y editar marcadores.

Archivista 3000 (3.82)

Desarrollador: Likasoft

Tamaño de distribución: 3 MB

Trabajar bajo control: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Método de distribución: shareware (demostración de 30 días - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Precio: licencia de estudiante - 195 rublos, licencia personal - 295 rublos, licencia comercial - 900 rublos.

« Archivarius 3000 es la solución óptima para la búsqueda rápida de documentos en 18 idiomas diferentes (incluidos ruso, inglés, alemán y francés), dirigida a una amplia gama de usuarios. El programa brinda acceso instantáneo a los documentos ubicados en el disco duro, la red y las unidades extraíbles (CD, DVD, ZIP, etc.), y puede trabajar con todos los tipos de documentos populares (archivos PDF, documentos de MS Office, archivos de texto etc.). Puede buscar archivos (ZIP, RAR, etc.), mensajes de correo electrónico (Outlook, Outlook Express, The Bat!, etc.) y archivos adjuntos. Además, se admiten búsquedas en bases de datos de Lotus Notes y Lotus Domino y en bases de datos Mensajes ICQ, Odigo IM y Miranda IM.

Junto con la búsqueda habitual por una palabra clave o un conjunto de palabras clave, el programa admite un modo de búsqueda avanzada que utiliza funciones lógicas y puede buscar documentos no solo por contenido, sino también por nombre de archivo, fecha de modificación, tamaño, tipo de documento, codificación, etc (figura 7). Gracias al soporte completo de Unicode, la búsqueda se realiza correctamente no solo en documentos en un idioma, sino también en documentos multilingües (por ejemplo, con texto en ruso y alemán al mismo tiempo). Es posible buscar documentos de forma remota a través de Internet con el posterior acceso a los documentos encontrados a través de cualquier navegador de Internet, como Internet Explorer. Los resultados de la búsqueda se pueden presentar en modo de extracto, cuando los fragmentos más significativos (relevantes) de los documentos seleccionados se muestran resaltando las palabras encontradas, y en modo de tabla, cuando se muestra información breve sobre los documentos (Fig. 8), mediante la cual pueden ser ordenado

Arroz. 7. Búsqueda de documentos en el entorno Archivist 3000

Arroz. 8. Opciones para presentar resultados de búsqueda
en "Archivario 3000"

Llenar documentos estándar

La preparación de los documentos estándar ocupa una parte importante del tiempo de aquellos usuarios que, de turno, se dedican a la preparación de documentación diversa en compañías de seguros, bancos, notarías, empresas de servicios de diversa índole, etc. Como regla general, dichos documentos se crean en el editor de texto de Word en función de los documentos base desarrollados inicialmente, en los que simplemente se reemplaza alguna información variable. No hay nada complicado en esto, pero con grandes volúmenes de documentación, los errores son inevitables; por ejemplo, puede ingresar datos accidentalmente en el lugar equivocado donde se supone que deben estar, o borrar algunas palabras del documento, etc. Por lo tanto, es deseable que solo aquellos campos en los que se deben ingresar datos estén abiertos para la entrada y que el resto del texto esté bloqueado. Se brinda la posibilidad de crear dichos documentos en Word por parte de los desarrolladores. Es suficiente desarrollar una serie de plantillas para todos los documentos estándar utilizados en la organización, para cada plantilla para prohibir el cambio de datos permanentes (comando Herramientas -> Establecer protección -> Prohibir cualquier cambio que no sea ingresar datos en los campos del formulario) y capacite a los usuarios para crear documentos a partir de plantillas. Para documentos típicos, donde hay relativamente poca información variable, estas plantillas serán suficientes para acelerar significativamente el proceso de preparación de documentos y reducir el riesgo de errores.

Sin embargo, en la práctica, se utilizan muchos documentos estándar, en los que la información variable ocupa hasta la mitad del volumen, y algunos de los datos variables de una forma u otra se repiten repetidamente (Fig. 9), por ejemplo, el nombre completo. en diferentes casos, escritura para fechas ingresadas o montos, etc. En este caso, el uso de plantillas de Word sirve de poco, ya que el llenado de documentos incluso a través de plantillas llevará mucho tiempo, porque todos los datos variables deberán ingresarse manualmente.

Arroz. 9. Un ejemplo de un documento con un gran volumen
información variable

Hay una característica más de la ejecución de documentos estándar: a menudo se requiere preparar no un documento, sino varios a la vez (por ejemplo, para redactar un acuerdo bancario sobre la apertura de un depósito, se necesitan tres o cuatro tipos de acuerdos para firma). Por lo tanto, la misma información debe ingresarse en diferentes documentos, lo que también lleva mucho tiempo, y la probabilidad de cometer un error aumenta en consecuencia. Es mucho más rápido redactar dichos documentos utilizando aplicaciones especializadas diseñadas para automatizar el proceso de preparación de documentos estándar, como AvtoDoc o Blitz Document, por ejemplo. Estas aplicaciones también se basan en el uso de plantillas que, a diferencia de las plantillas de Word convencionales, no solo permiten introducir datos en los campos destinados para ello (para lo que el usuario debe rellenar un conjunto de formularios con datos), sino también saber convertir los datos ingresados ​​de manera programada, por ejemplo pueden reemplazar el número en palabras, declinar palabras y frases según casos gramaticales, etc. Como resultado, los documentos necesarios se completan rápidamente y la cantidad de errores que se pueden cometer en este caso resulta ser un orden de magnitud menor que cuando se preparan tradicionalmente en Word. Además, la creación de documentos estándar a través de soluciones especializadas también es atractiva porque todos los documentos creados se catalogan automáticamente y en el futuro no es un problema encontrar ninguno de ellos, y el usuario no necesita conocer los entresijos de la documentación, porque todos los matices legales ya se tienen en cuenta en las plantillas.

Autodoc 1.2

Desarrollador: EleWise

Tamaño de distribución: 6 MB

Trabajar bajo control: Windows 2000/XP/2003

Método de distribución: shareware (demostración funcionalmente limitada - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Precio:"AutoDoc-Personal" - 1980 rublos, "AutoDoc-Server" - 2980 rublos, "AutoDoc-Client" - 1490 rublos.

AutoDoc es un programa que le permite automatizar y acelerar el proceso de completar documentos estándar utilizando plantillas creadas con MS Word y mantener un archivo de documentos y registros realizados con estas plantillas. El proceso de generación de nuevos documentos en él está extremadamente automatizado: simplemente seleccione el escenario comercial deseado de la lista general de escenarios (un escenario comercial es una plantilla personalizada) y complete el formulario de entrada con los datos requeridos (Fig. 10). El documento creado se puede ver, guardar, imprimir o abrir en Word para su posterior edición.

Arroz. 10. Creación de un documento según el escenario "AutoDoc"

El número de scripts incorporados es pequeño (Fig. 11), pero se puede ampliar con scripts personalizados, cuyo proceso de creación se presenta en detalle y visualmente en la ayuda y está completamente controlado por el asistente, y por lo tanto es accesible para la mayoría de los usuarios. El desarrollo de un nuevo escenario implica cinco pasos: ingresar el nombre del escenario, crear una plantilla, definir variables, configurar y probar el escenario y guardarlo para su posterior edición (Fig. 12). A primera vista, preparar una plantilla puede causar algunas dificultades, ya que debe crearse manualmente en Word, y esto requiere conocimientos del lenguaje de scripting. Pero en la práctica, todo es mucho más simple: basta con comprender que las variables se ingresan entre llaves, y el signo $ se coloca delante de ellas, todo el resto del texto se imprime de la manera habitual (Fig. 13). Se pueden crear nuevas plantillas no solo desde cero, sino también en base a plantillas existentes o documentos listos para usar; en el primer caso, solo necesita cambiar la configuración del script y probarlo con la configuración modificada, y en el segundo, abrir el documento terminado, reemplace la información cambiante con variables y especifique el programa como una plantilla. Las variables pueden ser de varios tipos, incluidas las que permiten:

  • ingrese datos en varios campos a la vez: nombre completo, datos del pasaporte, detalles de la organización, etc.;
  • seleccionar un valor variable de un conjunto de valores;
  • realizar varias operaciones y conversiones: calcular el porcentaje de un número o IVA de un monto, convertir un número en una cadena, ingresar la fecha actual, etc.;
  • indicar una palabra o frase en un caso determinado, etc.

Los documentos creados de acuerdo con los escenarios comerciales de AutoDoc se guardan como registros claramente estructurados y, por lo tanto, en cualquier momento puede encontrar el documento deseado filtrándolo o buscándolo, verlo, imprimirlo, regenerarlo o eliminarlo.

Arroz. 11. La ventana "AutoDoc" con una lista de grupos incorporados
escenarios de negocios

Arroz. 12. Desarrollo de un nuevo escenario en "AutoDoc"

Arroz. 13. Un ejemplo del texto de la plantilla en "AutoDoc",
en el que aparecen cuatro variables: "número",
"mes", "organización" y "nombre completo"

El programa se suministra en dos versiones: monousuario - "AutoDoc-Personal" y multiusuario (red), representado por dos módulos - "AutoDoc-Server" y "AutoDoc-Client". En la versión de usuario único, todos los componentes del sistema se encuentran en la computadora local, mientras que en la versión multiusuario, la base de datos de scripts, plantillas y registros se instala en el servidor y solo la parte del cliente se instala en las computadoras de los usuarios. , que permite utilizar todos los materiales de AutoDoc almacenados en el servidor.

Documento Blitz 3.4.1

Desarrollador: BlitzSoft

Tamaño de distribución: 991KB

Trabajar bajo control: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Método de distribución: shareware (versión de demostración funcionalmente limitada - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Precio: 500 rublos.

Blitz Document es un programa compacto para compilar automáticamente documentos estándar utilizando plantillas de script. Le permite generar rápidamente documentos basados ​​en más de 30 plantillas integradas (Fig. 14), o scripts personalizados que se pueden desarrollar en base a plantillas integradas o diseños en blanco. Crear un documento de acuerdo con un escenario ya preparado es extremadamente simple: simplemente seleccione el tipo de escenario y siga las instrucciones del asistente, que guiará fielmente al usuario a través de todas las etapas de preparación del documento (Fig. 15). El documento terminado se puede ver, imprimir, editar en el editor de texto incorporado (se pueden corregir tanto los datos variables como los permanentes) o abrir para editar en Word.

Arroz. 14. Lista de scripts incorporados Documento Blitz

Arroz. 15. Crea un documento con guión
documento relámpago

El desarrollo de las plantillas creadas es algo más complicado, pero también estará al alcance de la mayoría de los usuarios. Es cierto que tomará algún tiempo dominar esta función, ya que, desafortunadamente, la información de referencia adjunta al programa está diseñada para usuarios suficientemente capacitados (es muy tacaña y no contiene ilustraciones ni ejemplos). Técnicamente, la creación de una nueva plantilla consta de dos etapas: la elección de una plantilla o diseño incorporado, sobre la base de la cual se desarrollará una nueva plantilla, y el ajuste consistente de los datos constantes y variables incluidos en ella ( Figura 16). Los datos permanentes se ingresan en su forma real, pero no directamente en el texto, sino a través de cuadros de diálogo. La información de las variables también se corrige durante el diálogo y ya no se ingresa directamente, sino que se reemplaza por variables con etiquetas comodín, diseñadas teniendo en cuenta el lenguaje de scripting utilizado en el programa. Los scripts no solo pueden mostrar el texto ingresado durante la generación del documento, sino también cambiarlo usando un sistema de comandos para sustituir datos o convertirlos. Por ejemplo, se proporciona:

Arroz. 16. Desarrollo de una nueva plantilla basada en el diseño
en Documento Blitz

  • declinación de palabras y frases por casos gramaticales;
  • convertir números en cadenas;
  • traducción de fechas de calendario en cadenas;
  • realizar cualquier cálculo utilizado en documentos legales y comerciales;
  • cambiar el texto según el valor de los datos introducidos, etc.

Los documentos creados con Blitz Document se almacenan en libros de contabilidad estructurados; esto le permite navegar rápidamente a través de la documentación y obtener acceso casi instantáneo a los materiales necesarios, por ejemplo, para imprimirlos. Además, los documentos se pueden agrupar en casos virtuales, lo que es conveniente para acceder rápidamente a los materiales relacionados con un tema u objeto en particular que aparecen en la base de datos.

OCR en documentos escaneados

Los usuarios que a menudo necesitan convertir documentos en papel (páginas de un libro, periódico, revista o fax) a un formato editable electrónico no pueden prescindir de un sistema de reconocimiento de caracteres, o sistema OCR (Optical Character Recognition), diseñado para ingresar automáticamente textos de documentos en papel en una computadora. Teóricamente, puede usar el programa FineReader de ABBYY o CuneiForm de Cognitive Technologies; ambos tienen un funcionamiento confiable y se distinguen por una alta precisión de reconocimiento. Pero el paquete FineReader tiene un ABBYY FineReader 8.0 Home Edition simplificado y asequible, lo que lo hace más atractivo para una amplia audiencia.

ABBYY FineReader 8.0

Desarrollador: Software de ABBYY

Tamaño de distribución: 40,5 MB

Trabajar bajo control: Windows 98/Me/NT4.0/2000/XP

Método de distribución: shareware (sin versión de demostración de FineReader Home Edition, versión de demostración funcionalmente limitada de FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Precio: FineReader Home Edition - 990 rublos, FineReader Professional Edition - 3750 rublos.

ABBYY FineReader es una solución ideal para reconocer documentos que reconocen no solo texto, sino también diseño, lo que garantiza una transmisión precisa de tablas, imágenes y división de texto en columnas (Fig. 17). El programa es fácil de usar, capaz de reconocer documentos multilingües (admite 179 idiomas) y de varias páginas. Es posible reconocer el documento completo o sus páginas individuales. El resultado se puede guardar en uno de los formatos comunes: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT o PDF. Es posible guardar los resultados del reconocimiento paso a paso para eliminar errores. Exportación implementada de resultados de reconocimiento directamente a Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect y Adobe Acrobat. El corrector ortográfico incorporado (para 36 idiomas) ayudará a acelerar la verificación del resultado, y la integración con Microsoft Word le permite llamar al programa directamente desde Word, sin distraerse del trabajo con texto.

Arroz. 17. Resultado del reconocimiento de documentos
en ABBYY FineReader Home Edition

El programa se presenta en dos versiones: FineReader Home Edition, diseñada para principiantes, y FineReader Professional Edition, dirigida a profesionales. La versión profesional le permite administrar los parámetros de reconocimiento (cambiar el modo, realizar el reconocimiento con entrenamiento) y tiene un conjunto más rico de funciones de reconocimiento (reconocimiento de archivos PDF, textos tomados con una cámara digital, etc.). Además, la edición profesional proporciona más formatos de guardado diferentes, agregó la capacidad de reconocer códigos de barras y reconocer rápidamente capturas de pantalla utilizando la utilidad Screenshot Reader.

Convertir documentos de formato PDF

Toda la documentación técnica ahora está disponible en formato PDF, que utiliza el Adobe Acrobat Reader gratuito para ver los documentos. Pero muy a menudo existe la necesidad de utilizar fragmentos de archivos PDF al preparar sus propios documentos o editar materiales en formato PDF (por ejemplo, artículos, contratos, informes, etc.). En el primer caso, deberá extraer fragmentos de texto y/o imágenes de archivos PDF (teóricamente, esto se puede hacer con las herramientas integradas de Acrobat Reader, pero con un resultado muy mediocre). En el segundo caso, tendrás que convertir documentos PDF a un formato editable (por ejemplo, a formato Word) manteniendo el diseño del documento original, que ni siquiera está previsto en Acrobat Reader. En tales casos, las utilidades especiales vendrán al rescate, de las cuales los paquetes ABBYY PDF Transformer y PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html) parecen ser los más atractivos. Consideraremos el primero de ellos: aunque es más costoso, tiene una interfaz en idioma ruso y le permite convertir archivos PDF en varios formatos editables, y puede reconocer correctamente no solo el texto en inglés, sino también en ruso.

ABBYY PDF Transformador 2.0

Desarrollador: Software de ABBYY

Tamaño de distribución: 52 MB

Trabajar bajo control: Windows 2000 (SP2 o superior)/XP/Server 2003

Método de distribución: shareware (demostración de 15 días - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Precio: 1490 rublos.

ABBYY PDF Transformer es una utilidad para convertir documentos PDF a formatos de documentos de Microsoft Word (Fig. 18), Excel, así como a archivos HTML y TXT. El paquete tiene una interfaz intuitiva y es muy fácil de usar, por lo que su desarrollo estará al alcance incluso de los usuarios novatos.

ABBYY PDF Transformer puede convertir cualquier archivo PDF, incluidos archivos sin una capa de texto (dichos archivos se obtienen con mayor frecuencia de documentos escaneados y representan imágenes de texto) y procesar correctamente archivos PDF que contengan cualquier combinación de idiomas admitidos (incluidos ruso e inglés) . La utilidad conserva con precisión el diseño del documento original (imágenes, tablas, columnas, enlaces) y le permite administrar las opciones de conversión y guardado. Por ejemplo, puede definir claramente las áreas que el programa debe percibir como texto o como una imagen (lo cual es relevante para los archivos PDF con un diseño complejo), guardar el documento terminado con el mismo diseño que el original o como una columna de texto (con o sin imágenes - opcional), etc. Si es necesario, es posible convertir selectivamente páginas individuales o incluso sus fragmentos. Además, ABBYY PDF Transformer también puede realizar la conversión inversa, lo que le permite crear archivos PDF desde documentos de Microsoft Word, hojas de cálculo de Excel, presentaciones de PowerPoint, diagramas de Visio y archivos HTML, así como desde prácticamente cualquier aplicación que admita la impresión de un documento (esto es implementado a través de la impresora virtual PDF-XChange para ABBYY PDF Transformer 2.0).

Un programa para contabilizar la correspondencia entrante y saliente y los documentos internos de la organización.

El producto de software se puede personalizar para satisfacer las necesidades de su organización.

La información sobre toda la correspondencia de su empresa, así como los documentos internos (órdenes, instrucciones, etc.) está en un solo lugar: registros de registro de documentos, y siempre puede encontrar fácilmente el correcto.

Toda la información sobre cada documento entrante, saliente o interno se presenta de forma clara en la Ficha del documento correspondiente

Puede configurar el formato del número de documento como es habitual en su trabajo de oficina

¡No olvidará en el ajetreo diario del trabajo la fecha límite para un documento incumplido! Y tampoco tiene que ordenar una pila de papeles en busca de dichos documentos: el programa se los recordará por sí mismo

Las notificaciones solo serán recibidas por los funcionarios autorizados: las notificaciones se configuran para cada usuario. ¡También puede ver recordatorios en forma de calendario!

Para comenzar a trabajar con el programa, no tiene que ingresar manualmente los documentos de años anteriores; puede descargarlos automáticamente desde un archivo de Excel.

Se proporciona un trabajo en equipo conveniente en documentos con soporte para el modo de red y la capacidad de diferenciar derechos. El acceso y el trabajo con el programa "Registro de documentos de la organización 4.8" están estrictamente regulados: se implementan tres niveles de acceso según las funciones permitidas al usuario: administrativo, usuario y solo para ver (sin derecho a realizar cambios). Además, existe la posibilidad de más sintonia FINA registro de acceso para cada nivel de acceso.

El soporte para trabajar con un escáner le permitirá cargar fácilmente copias escaneadas de documentos originales en el programa, existe la posibilidad de escanear en tiempo real cuando se utiliza un escáner que admita la alimentación automática de hojas.

Los funcionarios responsables de la ejecución de documentos serán notificados a tiempo sobre la recepción de nuevas tareas para ellos: el programa tiene las funciones de enviar notificaciones por correo electrónico con la capacidad de vincular archivos, almacenar mensajes y buscar a través de ellos.

Mantenimiento de documentos de cualquier número de empresas en un solo programa: toda la información de los documentos está en un solo lugar, es accesible y se presenta convenientemente

La función "Ver solo tus documentos" te permite compartir documentos entre albaceas, eliminando la posibilidad de ver y corregir documentos de otras personas.

Para el archivado automático diario de versiones de archivos de programas por tiempo, puede utilizar la utilidad gratuita Archivado automático de archivos.

Para instalar la versión gratuita del programa:

*El soporte del producto se proporciona a través de Internet.

Se proporciona una licencia para 1 estación de trabajo de la versión estándar (no SQL) del programa de forma gratuita, sin restricciones.

Para comprar trabajos de red adicionales, envíenos una solicitud a Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita habilitar JavaScript para verlo. , indique en él el nombre de su empresa, el nombre del producto ("Registro de documentos de la organización 4.8") y el número de trabajos adicionales, y le enviaremos un contrato y una factura.

Pague la factura de la forma que más le convenga.

Después del pago, enviar a Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita habilitar JavaScript para verlo. confirmación de pago (copia o número de orden de pago, fecha y monto del pago), y le enviaremos un código de registro y un código de activación.

El precio del programa "Registro de documentos de la organización 4.8"

Versión básica- 1 lugar de trabajo - Gratis


del 2 al 5 inclusive - 4000 rublos por 1 lugar de trabajo
del 6 al 10 inclusive - 3000 rublos por 1 lugar de trabajo
del 11 al 20 inclusive - 2000 rublos por 1 lugar de trabajo
del 21 y más - 1000 rublos por 1 lugar de trabajo

Calculadora de precios


0+1*4000=4000 frotar.


0+4*4000+1*3000=19000 frotar.


0+4*4000+5*3000+10*2000+5*1000=56000 frotar.

* El precio incluye 1 año apoyo técnico por teléfono y a través de Internet.

* El modo de envío se licencia por separado, el costo de una licencia por 1 año es de 4000 rublos. Cuando enciendes el modo "Sala de control"

Para organizaciones que requieren mayor confiabilidad en el almacenamiento de datos y seguridad de acceso a la información, bloqueando el acceso no autorizado a los datos, posible encriptación de datos incorporada, la capacidad de usar un cliente web para ver documentos y una aplicación de Android para notificar a los artistas sobre la recepción de documentos y controlar la ejecución de documentos, hay versiones del programa Registro de documentos de organización para Microsoft SQL Server y PostgreSQL.


Para comprar el programa "Registro de documentos de la organización" Versión SQL:

1. Descargue la versión de demostración del programa (archivo de instalación para MS SQL Server y para PostgreSQL) e instale el programa.

2. Envíanos una solicitud a Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita habilitar JavaScript para verlo. , indique en él el nombre de su empresa, el nombre del producto (“Registro de documentos de organización versión 4.8 de MS SQL” o "Registro de documentos de organización versión 4.8 PostgreSQL") y el número de trabajos, y le enviaremos un contrato y una factura.

3. Pague la factura de la forma que le resulte más conveniente.

4. Luego del pago, enviar a Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita habilitar JavaScript para verlo. confirmación de pago (copia o número de orden de pago, fecha y monto del pago), y le enviaremos un código de registro y un código de activación.
Los documentos originales (acuerdo, acto de aceptación y transferencia de derechos de uso, factura, factura, acuerdo de licencia) se envían por correo después del pago.

El precio del programa "Registro de documentos de la organización versión 4.8 de MS SQL"

Versión básica- 1 lugar de trabajo - 9000 rublos

Lugares de trabajo adicionales (para colaboración en red):
del 2 al 5 inclusive - 6000 rublos por 1 lugar de trabajo
del 6 al 10 inclusive - 5000 rublos por 1 lugar de trabajo
del 11 al 20 inclusive - 4000 rublos por 1 lugar de trabajo
del 21 y más - 3000 rublos por 1 lugar de trabajo

Para calcular el costo de las licencias, puede utilizar Calculadora de precios

Un ejemplo de cálculo de costos para 2 lugares de trabajo:
9000+1*6000=15000 frotar.

Un ejemplo de cálculo de costos para 6 lugares de trabajo:
9000+4*6000 +1*5000 =38000 rublos.

Un ejemplo de cálculo de costos para 25 lugares de trabajo:
9000 +4*6000 +5*5000+10*4000+5*3000=113000 frotar.

Al elegir la opción de garantía extendida, el costo de un año adicional de soporte es el 20% del costo de las licencias.

* El plazo de la licencia no está limitado.

"Sala de control" 1 mes se proporciona de forma gratuita, el costo de una licencia por tiempo limitado es de 12,000 rublos.

postgresql- este es un servidor SQL distribuido gratuitamente, que es una alternativa valiosa al servidor comercial Microsoft SQL, PostgreSQL DBMS es especialmente relevante para las agencias gubernamentales en cumplimiento con la política de uso de productos de software rusos.

El precio del programa "Registro de documentos de organización 4.8 versión PostgreSQL"

Versión básica- 1 lugar de trabajo - 10,000 rublos

Lugares de trabajo adicionales (para colaboración en red):
del 2 al 5 inclusive - 7000 rublos por 1 lugar de trabajo
del 6 al 10 inclusive - 6000 rublos por 1 lugar de trabajo
del 11 al 20 inclusive - 5000 rublos por 1 lugar de trabajo
del 21 y más - 4000 rublos por 1 lugar de trabajo

Para calcular el costo de las licencias, puede utilizar Calculadora de precios

Un ejemplo de cálculo de costos para 2 lugares de trabajo:
10000+1*7000=17000 frotar.

Un ejemplo de cálculo de costos para 6 lugares de trabajo:
10000+4*7000 +1*6000 =44000 rublos.

Un ejemplo de cálculo de costos para 25 lugares de trabajo:
10000 +4*7000 +5*6000+10*5000+5*4000=138000 frotar.

*El precio incluye 1 año de soporte técnico telefónico y web. Al elegir la opción de garantía extendida, el costo de un año adicional de soporte es el 20% del costo de las licencias.

* El plazo de la licencia no está limitado.

* El modo de envío se licencia por separado, el costo de una licencia por 1 año es de 4000 rublos. Cuando el modo está activado "Sala de control" 1 mes se proporciona de forma gratuita, el costo de una licencia por tiempo limitado es de 12,000 rublos.

Entre los usuarios del programa Empresa Unitaria Estatal de la Ciudad de Moscú "Departamento para la Reconstrucción y Desarrollo de Objetos Únicos", JSCB "Russian Trust Bank", LLC "KB Finance Business Bank", Commercial Bank "RBA", LLC "Multipurpose Processing Company", OJSC " Tsentromashproekt", OJSC "Krasnogorsky Zavod" "Motor eléctrico", GKU RD "Dirección de un solo desarrollador de clientes estatal" de la ciudad de Makhachkala y muchos otros.

Contabilidad de documentos

Si usted es un líder responsable, entonces pensó en una contabilidad competente. La contabilidad de documentos, la contabilidad de contratos y la contabilidad de documentación no son menos importantes en la empresa. Nuestro software de contabilidad de documentos es una solución completa para automatizar la contabilidad de documentos. El sistema de gestión de documentos tiene una gran funcionalidad y una lista de herramientas. Debido al hecho de que cada mantenimiento de registros se lleva a cabo de manera diferente en diferentes instituciones, estamos listos para personalizar el programa para la contabilidad de documentos individualmente de acuerdo con sus requisitos. Nuestro sistema de documentos le ayudará a organizar su archivo de documentos. En la base de datos puede almacenar tanto los documentos en sí como los enlaces al servidor donde se almacenan los datos. La ventaja del programa es una búsqueda rápida. La ventana del programa está diseñada de tal forma que la búsqueda se puede realizar por cualquiera de los campos. Pero esto no es todas las posibilidades de la búsqueda. Al trabajar con el programa para la contabilidad de documentos, no solo puede trabajar con toda la base de datos, sino también, trabajando con un cuadro de búsqueda especial, mostrar documentos por un período determinado, o por empleado, cliente e incluso por fecha de firma. No más pérdidas y dificultades para encontrar el documento correcto. Y su gestión de documentos y gestión de contratos se centralizará y optimizará.

El programa para documentos contables se puede utilizar no solo como un archivo de datos y almacenamiento de documentos, sino también como un programa para la gestión de documentos. Una vez creada la base de datos, puede seguir el historial del documento desde su creación hasta todos los movimientos. Podrás ver a todas las personas que trabajan con él. En qué etapa se encuentra cada documento.

Otra ventaja del programa de contabilidad es la sistematización y el orden de todos los documentos. Lo que crea un gran sistema clasificado para documentos electrónicos.

Con nuestro software de contabilidad, puede darse el lujo de olvidarse de cajones y cajas de documentos. Ahora puede encontrar el correcto en cuestión de segundos y con solo un par de clics.

Gracias a un sistema de contabilidad tan organizado, puede dividir todos los documentos en categorías y subcategorías, dividirlos por departamentos y empleados. Incluso puede mostrar informes sobre el flujo de trabajo.

¿Por qué necesitamos sistemas de mantenimiento de registros? La respuesta a esta pregunta es muy sencilla: errar es de humanos. Es necesario reducir el número de errores en el mantenimiento de registros. Ahora, con la ayuda de un sistema de contabilidad automatizado, será muy difícil perder un documento. Los sistemas de gestión de documentos le permiten crear notificaciones con las que el programa de presupuestos le recordará cualquier deficiencia.

¿Qué más hay en el programa de contabilidad para documentos? Sistema de llenado automatizado, campos inteligentes que recuerdan la información ingresada y mucho más.

Puede familiarizarse con todas las posibilidades del programa de contabilidad "Documentación" simplemente llamándonos o contactándonos por correo.

Programa para la gestión de archivos, contabilidad y documentación: ¡eficiente, rápido y automático!

Después de ver el siguiente video, puede familiarizarse rápidamente con las capacidades del programa USU: el Sistema de contabilidad universal. Si no puede ver el video subido a YouTube, asegúrese de enviarnos un correo electrónico, ¡encontraremos otra forma de mostrar la demostración!

Además de las opiniones de los usuarios comunes sobre el programa USU, ahora se presentan a su atención las opiniones de los expertos. Anatoly Wasserman nació el 9 de diciembre de 1952. Ingeniero de formación, se graduó en el Instituto Tecnológico de la Industria de Refrigeración de Odessa. Después de graduarse del instituto, consiguió un trabajo como programador, luego como programador de sistemas. Apareció por primera vez en la pantalla en 1989, participando en What? ¿Dónde? ¿Cuando?" y en el Anillo Cerebral. En el programa televisivo "Juego propio" obtuvo quince victorias seguidas durante dos años, de 2001 a 2002. y fue nombrado Jugador de la Década en 2004. Según la versión deportiva de "Own Game", se convirtió en cinco veces campeón de Ucrania. Cuatro veces campeón de Moscú en la versión deportiva de "Juego propio", medallista de bronce y plata en 2017. Medallista de plata de los Juegos Mundiales de Conocedores "Connoisseurs" en 2010 en "Juego Propio".

Adición al programa para directivos profesionales: para desarrollar negocio y aumentar ingresos. Un producto único desarrollado en la intersección de dos ciencias: la economía y la tecnología de la información. No hay análogos

A medida que avanza la tecnología, la vida se acelera. En todas partes debe estar a tiempo, porque cuanto más rápido haga las cosas, más ganará. Por ello, es muy importante tener a mano una aplicación móvil multifuncional.

Además de las opiniones de los usuarios comunes sobre el programa USU, ahora se presentan a su atención las opiniones de los expertos. Entre ellos se encuentra el primer maestro del juego intelectual "ChGK" Alexander Druz. En seis ocasiones fue galardonado con el premio "Crystal Owl" como mejor jugador del club. Ganador del "Diamond Owl" - un premio para el mejor jugador. Recibió el título de campeón de la versión televisiva del Brain Ring. En el programa de televisión "Juego propio" ganó "Juegos lineales", "Super Bowl", ganó la "III Copa Desafío" con el equipo, estableció un récord absoluto de rendimiento en un juego. Autor y presentador de juegos intelectuales y programas educativos en varios canales de televisión.

Además de las opiniones de los usuarios comunes sobre el programa USU, ahora se presentan a su atención las opiniones de los expertos. Maxim Potashev - maestro del juego “¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuándo? ”, ganó el premio Crystal Owl cuatro veces, dos veces campeón mundial, tres veces campeón ruso, seis veces campeón de Moscú, tres veces ganador del Campeonato Abierto de Moscú en el juego ChGK. Según los resultados de la votación de la audiencia general en 2000, fue reconocido como el mejor jugador de todos los años de existencia de un club de élite creado en 1975. 50 mil espectadores del programa votaron por la candidatura de Maxim Potashev. Se otorgaron el "Big Crystal Owl" y el premio principal de los juegos de aniversario: "Diamond Star" del maestro del juego. Miembro de la Junta y desde 2001 - Vicepresidente de la Asociación Internacional de Clubes. De profesión: matemático, comercializador, entrenador de negocios. Se graduó de la Facultad de Administración y Matemáticas Aplicadas, enseñó en el Departamento de Economía General y Aplicada del Instituto de Física y Tecnología de Moscú. En agosto de 2010, fue nombrado presidente de la Organización Pública de toda Rusia "Federación de Puente Deportivo de Rusia". Dirige una empresa de consultoría que ayuda a varias organizaciones a resolver problemas relacionados con las ventas, el marketing, el servicio al cliente y la optimización de procesos comerciales.

Además de las opiniones de los usuarios comunes sobre el programa USU, ahora se presentan a su atención las opiniones de los expertos. Serguéi Karyakin. A la edad de 12 años, se convirtió en el gran maestro más joven de la historia mundial, que fue incluido en el Libro Guinness de los Récords. Ganó el Torneo de Candidatos. Galardonado con la Copa del Mundo de la FIDE. Campeón del Mundo de Ajedrez Rápido, Campeón del Mundo de Blitz. Honorable Maestro de Deportes de Ucrania. Honorable Maestro de Deportes de Rusia, Gran Maestro de Rusia. Recibió la Orden al Mérito, III grado. Miembro de la Cámara Pública de la Federación Rusa en la sexta composición. Ganador repetido de los campeonatos infantiles y juveniles del mundo y países europeos. Ganador y ganador de premios de muchos torneos importantes. Campeón de la XXXVI Olimpiada Mundial de Ajedrez como miembro del equipo ucraniano, medallista de plata de la Olimpiada como miembro del equipo ruso. En su tablero en el torneo mostró el mejor resultado y recibió el primer premio individual (en el 4to tablero). Campeón de Rusia con el mejor resultado en el 1er tablero. Campeón del mundo en el equipo ruso. Llegó a las semifinales de la Copa del Mundo. Ganador de varios torneos internacionales.

Características del programa para documentos.

A continuación se muestra una breve lista de las características del programa USU: el Sistema de Contabilidad Universal. Dependiendo de la configuración software la lista de posibilidades puede cambiar, volverse más pequeña o más grande.

  • Un programa compatible con documentos admite varios usuarios al mismo tiempo.
  • El control del programa y la contabilidad en él se lleva a cabo al más alto nivel. Cada inicio de sesión de usuario está protegido por contraseña.
  • Cada empleado puede cambiar periódicamente su contraseña en el programa que controla la contabilidad de documentos.
  • El programa tiene en cuenta varios hechos y puede cambiar la contraseña de cualquier empleado.
  • En el programa de contabilidad que trabaja con documentos, hay una diferenciación de derechos de acceso para empleados de diferentes especializaciones.
  • En diversas circunstancias, el trabajo se apoya en red local a través de varios protocolos de red.
  • El programa de contabilidad y control de documentos tiene la capacidad de trabajar vía Internet, si existe una red de sucursales, o si el gerente desea consultar los informes de gestión desde su casa.
  • El programa de control y contabilidad de documentos tiene una interfaz fácil e intuitiva, cualquier usuario puede trabajar con él.
  • Al trabajar con el control y la contabilidad de los documentos, puede personalizar el diseño en el programa, incluida la temática.
  • Al controlar documentos, en el programa de contabilidad de la computadora, puede seleccionar su combinación de colores favorita de la lista de espacios en blanco para mostrar ventanas.
  • Al controlar el trabajo en los documentos contables, el nombre de su organización se mostrará en el título de la ventana principal.
  • Al administrar el trabajo con documentos, en la configuración del programa puede establecer el nombre de su organización, los datos de contacto y los datos bancarios.
  • Controlar los procesos de trabajo en el programa de contabilidad no es difícil. El menú principal del programa que automatiza el trabajo de contabilidad de documentos se implementa de manera simple y clara. Consta de sólo tres elementos: módulos, directorios e informes. Se necesitan módulos para el trabajo diario, directorios: para personalizar el programa según los detalles de su empresa, y con la ayuda de informes puede analizar los resultados del trabajo durante cualquier período de tiempo.
  • Es fácil automatizar el papeleo. El programa de contabilidad admite la distribución masiva de correo electrónico y SMS.
  • Con la ayuda de los envíos masivos del programa de contabilidad, puede notificar a los clientes sobre promociones o descuentos en curso, así como administrar sus alertas.
  • Al automatizar el trabajo de contabilidad de documentos, antes de enviar sms, puede precalcular el costo del envío.
  • El programa de contabilidad y gestión de documentos puede funcionar con varios equipos.
  • Al trabajar con la gestión y contabilidad de documentos, puede ver la auditoría de una cuenta específica.
  • El software de gestión de documentos se puede bloquear si el usuario del programa de contabilidad desea abandonar el lugar de trabajo durante mucho tiempo.
  • Al administrar documentos, se utilizan bloqueos al editar cualquier entrada de la tabla para que varios empleados que trabajan simultáneamente no sobrescriban la información ingresada por otra persona.
  • Cuando trabaje con automatización, puede buscar en el sistema de contabilidad usando cualquier columna de la tabla.
  • El programa de contabilidad y gestión de documentos admite la importación de datos. Por ejemplo, puede descargar una lista de clientes al comienzo del trabajo con el sistema de contabilidad.
  • Al exportar información a MS Excel, puede utilizar los formatos de archivo antiguo y nuevo.
  • ¡La automatización de su organización es otro paso en el camino hacia el éxito empresarial!
  • ¡Comencemos a automatizar juntos!
  • El software USU - Universal Accounting System - ¡también incluye muchas otras características!

Trabajar con documentos requiere mucho tiempo de los usuarios, especialmente de los trabajadores de oficina. Pero hay muchos programas que pueden optimizar significativamente el trabajo manual cuando se trabaja con documentos mediante la automatización de algunos procesos. Muchas de estas soluciones son fáciles de usar, muy convenientes y económicas y, por lo tanto, están disponibles para una amplia gama de usuarios. Estos programas serán discutidos en este artículo.

Organización de documentos

Los usuarios que tienen que lidiar con una gran cantidad de documentos electrónicos son muy conscientes de la situación en la que, a pesar del estricto sistema de directorios y subdirectorios, lleva mucho tiempo encontrar el documento correcto. Una de las soluciones a este problema es el uso de un programa de catalogación especial, cuya tarea principal es organizar y ordenar los datos, lo que en última instancia garantiza una búsqueda rápida de la información necesaria. Hay una gran cantidad de catalogadores de este tipo en el mercado, y todos ellos están enfocados a catalogar ya sea discos, carpetas y archivos, o alguna información altamente especializada (películas, monedas, sellos, etc.). Cualquier catalogador universal que permita catalogar carpetas y archivos de diferentes tipos es apto para catalogar documentos. El paquete WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/) se considera la mejor entre tales soluciones, pero es bastante costoso y sus capacidades son claramente redundantes para muchos usuarios. Para la mayoría, será suficiente usar el paquete estándar de WinCatalog.

Otra forma es combinar documentos relacionados en documentos complejos estructurados jerárquicamente almacenados dentro de archivos de datos correspondientes a estas estructuras. En tales documentos estructurados, es mucho más conveniente navegar y encontrar la información que necesita debido a las capacidades de estructuración y búsqueda avanzada dentro del documento. Además, dicha estructuración le permite realizar una búsqueda externa y buscar documentos por fragmentos del texto incluido en ellos. Por ejemplo, el paquete Maple está diseñado para crear documentos estructurados jerárquicamente.

Estándar WinCatalog

Desarrollador: WinCatalog.com

Tamaño de distribución: 1,62 MB

Trabajar bajo control: Windows 95/98/2000/Me/NT4.0/XP

Método de distribución: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Precio: 200 rublos.

WinCatalog Standard es un catalogador multifuncional fácil de usar con una clara interfaz en ruso (Fig. 1). El paquete le permite catalogar datos de cualquier medio que se pueda conectar a su computadora: disquetes, discos duros y de red, CD regulares y CD de audio, discos Zip, etc. Con él, puede ordenar y organizar cualquier carpeta y archivo, independientemente de su ubicación. Puede ingresar datos en el catálogo manualmente (inmediatamente en carpetas virtuales) o escaneando discos (incluidos los archivos Zip que se encuentran allí); en este caso, es mejor clasificar las carpetas y los archivos extraídos de los discos en carpetas virtuales para facilitar la tarea. orientación, que, gracias a la compatibilidad con las operaciones de arrastrar y soltar, no llevará mucho tiempo.

Arroz. 1. Interfaz estándar de WinCatalog

La administración general del directorio es fácil y conveniente. La división de datos en carpetas temáticas simplifica enormemente la orientación, y la ubicación de las carpetas y sus elementos anidados es fácil de cambiar con un simple arrastrar y soltar. Búsqueda avanzada (por nombre, comentario, tamaño y fecha de modificación; Fig. 2), que admite operaciones booleanas y la posibilidad de seleccionar una carpeta específica para la búsqueda, además de tener en cuenta palabras clave (se pueden agregar con prudencia a elementos individuales del catálogo ), le permite encontrar rápidamente el documento deseado, y la búsqueda de duplicados es para eliminar elementos duplicados de la colección. Exportar todo o parte del catálogo de documentación a un archivo CVS permite procesar los datos en otra aplicación (por ejemplo, MS Excel), mientras que exportar a un archivo HTML es conveniente para imprimir el catálogo.

Arroz. 2. Buscar documentos en WinCatalog Standard

Arce 6.25

Desarrollador: Sistemas de oficina de cristal

Tamaño de distribución: Arce - 5,3 MB, arce profesional - 5,89 MB

Trabajar bajo control: Windows (todas las versiones)

Método de distribución: shareware (demostración de 30 días: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Precio: Arce - $21.95, Arce Profesional - $30.95

Maple es un administrador de documentos fácil de usar que le permite combinar diversos materiales en estructuras jerárquicas y obtener como resultado documentos estructurados: planes de negocios, informes, notas analíticas, folletos, etc. En dichos árboles de documentos jerárquicos, la información diversa se presenta con mayor claridad y es mucho más fácil encontrar cualquier documento que con la catalogación estándar. Para ver documentos creados en Maple, necesita un Maple Reader especial, que se puede descargar de forma gratuita en: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). El paquete tiene una interfaz amigable (Fig. 3) y es tan fácil de aprender que incluso la falta de localización del programa en ruso no se convertirá en un obstáculo para la mayoría de los usuarios y, por lo tanto, esta solución puede recomendarse a la audiencia más amplia.

Arroz. 3. Interfaz de programa de arce

El gestor se presenta en dos versiones: Maple básico y Maple Profesional ampliado. Entre las diferencias fundamentales de la versión extendida está la presencia de funciones adicionales como búsqueda de documentos, revisión gramatical, cifrado de archivos y reserva de estructuras jerárquicas.

La base de cualquier documento en Maple es un árbol jerárquico de nodos, el nivel de anidamiento de subnodos en el que, así como su número, no está limitado. Cada nodo es un documento separado que contiene no solo texto (ya sea escrito directamente, pegado desde el portapapeles o importado de documentos en formatos RTF, DOC, WRI y HTML), sino también material tabular, gráficos, enlaces a fragmentos básicos del final. documento o archivos, etc. Al preparar documentos, se proporciona el uso de un conjunto estándar de funciones para trabajar con texto: cambiar el tipo y tamaño de la fuente, crear listas, diseñar párrafos, usar estilos, etc. La integración con MS Word le permite usar el corrector ortográfico integrado en MS Word para comprobar la gramática y buscar sinónimos no solo en inglés, sino también en ruso. El sistema de respaldo incorporado brinda la capacidad de crear copias de respaldo comprimidas de documentos jerárquicos (en formatos ZIP y CAB). El asistente de cifrado incorporado lo ayuda a cifrar documentos confidenciales utilizando el algoritmo criptográfico Blowfish. Y el módulo de búsqueda Finder le permite encontrar rápidamente los documentos necesarios por fragmento de nombre, autor, comentarios, contenido (Fig. 4), etc.

Arroz. 4. Buscar documentos por contenido
en ellos texto en Maple

Acceso rápido a los documentos

La tecnología de preparación informática de documentos supone que los documentos creados se utilizan repetidamente en el futuro. Por ejemplo, al desarrollar un nuevo documento, es posible que necesite uno o dos párrafos del documento de ayer, o el nuevo documento generalmente es una copia del anterior, pero con información variable modificada, etc.

Desafortunadamente, el usuario no siempre puede recordar el nombre del documento importante creado anteayer y, a veces, no tiene idea de dónde buscarlo. Por supuesto, debe dar nombres significativos a los documentos y guardarlos en un catálogo ordenado, pero, por desgracia, sucede lo contrario, debido a las prisas, las llamadas que distraen, etc. Como resultado, puede llevar mucho tiempo buscar el documento requerido; después de todo, no es un hecho que podrá abrirlo a través de la lista de enlaces de Windows a los últimos documentos disponibles a través de la Menu de inicio. El punto es que esta lista:

  • limitado a 15 documentos: esto significa que la probabilidad de ingresar a sus documentos, por ejemplo, hace una semana es casi cero;
  • no le permite ubicar el documento si recuerda parte del texto, pero olvidó el nombre del archivo;
  • no incluye documentos del mismo nombre (aunque diferentes) guardados con el mismo nombre pero en diferentes carpetas, lo cual es relevante, por ejemplo, cuando se trabaja en conjunto en un documento con la formación de varias versiones.

Hay un problema más: la lista de documentos recientes proporcionada en Windows es uno de los canales para filtrar datos confidenciales, ya que cualquier usuario (incluido un intruso) puede usarla para conocer la naturaleza de la actividad informática del propietario. Por lo tanto, se recomienda borrar esta lista con regularidad, por ejemplo, utilizando utilidades para eliminar datos "basura" del disco. Como resultado, surge una situación aparentemente paradójica: si un usuario destruye regularmente información sobre documentos utilizados recientemente por motivos de seguridad, entonces pierde el acceso rápido a ellos y, de lo contrario, corre el riesgo de convertirse en víctima de intrusos. Sin embargo, hay una salida: puede usar la utilidad especializada ActualDoc, que amplía las capacidades de Windows en términos de trabajar con los documentos más recientes.

Si el documento deseado se creó hace mucho tiempo y, por lo tanto, no puede aparecer en la lista de documentos abiertos recientemente (tanto integrados en Windows como en la lista de ActualDoc), entonces tendrá que recurrir a buscarlo. Aquí surge otro problema: por regla general, el usuario no recuerda el nombre del documento (así como la fecha de su creación), pero sabe qué palabras clave se encuentran en el texto. Esto significa que necesita buscar un documento por fragmentos del texto incluido en él; lamentablemente, aunque esta tarea se puede resolver con las herramientas integradas de Windows o, por ejemplo, Word, es muy mediocre. Y el punto no es solo que tal búsqueda no es del todo obvia y se realiza lentamente, a veces puedes aguantar esto. Es mucho más importante que no se encuentren todos los archivos: las características morfológicas del idioma ruso no se tendrán en cuenta durante la búsqueda, por lo que no se encontrarán archivos en los que las palabras buscadas tengan una terminación de caso diferente. Al mismo tiempo, las utilidades de búsqueda especializadas como Isleuthhound (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), Archivist 3000 y Phoenix Search (http://indexlab .net/) pueden encontrar rápidamente los documentos que necesitan, independientemente de su ubicación. El paquete "Archivarius 3000" nos parece el más atractivo entre las soluciones mencionadas en términos de relación "precio/calidad".

ActualDoc 3.5

Desarrollador: Software Flexigen

Tamaño de distribución: Estándar - 4,1 MB, Profesional - 3,6 MB

Trabajar bajo control: Windows 2000/XP/2003/Vista

Método de distribución: Estándar: software gratuito (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Profesional: shareware (demostración de 14 días: http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc.exe) )

Precio: Estándar es gratis, Profesional cuesta $19.95

ActualDoc es un administrador de documentos reciente que recuerda los documentos usados ​​y proporciona un acceso rápido y seguro a ellos. El programa es simple e intuitivo, tiene una interfaz amigable con soporte para el idioma ruso (Fig. 5) y prácticamente no requiere tiempo para dominarlo, especialmente porque va acompañado de un sistema de ayuda integral y, por lo tanto, puede convertirse en una herramienta indispensable para tanto profesionales como usuarios domésticos.

Arroz. 5. Interfaz del programa ActualDoc

ActualDoc realiza un seguimiento de las descargas de un número ilimitado de documentos dentro de un período especificado por el usuario (por defecto - 60 días), admite más de 40 formatos de archivo (archivos de texto e imagen, documentos de MS Office y documentos HTML, archivos PDF, etc. ) y te permite descargar rápidamente cualquiera de ellos. Encontrar el documento correcto en el entorno del programa no es un problema. Si el rollo de documentos que memorizó es relativamente pequeño, puede seleccionar un documento directamente de la lista. De lo contrario, es más razonable limitar preliminarmente la lista de posibles solicitantes filtrándola (es posible filtrar por período de tiempo). O intervalo, por extensión y categoría) o buscar por el nombre del documento (en términos generales) o por un fragmento del texto incluido en él (sin embargo, la búsqueda en el texto ruso no siempre es exitosa). Hay otra forma de abrir rápidamente el documento deseado: a través de los marcadores incorporados (igual que en Internet Explorer; Fig. 6), que se pueden asignar a documentos individuales de uso frecuente y acelerar significativamente el acceso a ellos, ya que hay no hay necesidad de buscar. El documento seleccionado está disponible en el visor incorporado, para ver, buscar y copiar, así como en una aplicación externa, para editar y puede usarse para el procesamiento completo, la copia selectiva de información o para enviar un documento por e -correo. Al mismo tiempo, la lista de documentos en sí puede ocultarse de miradas indiscretas y protegerse con una contraseña; en este caso, los archivos utilizados recientemente no se mostrarán en el menú. Inicio -> Documentos.

Arroz. 6. Abrir un documento a través de un marcador
en ActualDoc

El paquete viene en dos versiones: estándar básico gratuito y profesional de pago. Las características de la versión gratuita no le permiten ver documentos en los visores integrados, usar la función de búsqueda (como resultado, solo puede buscar documentos visualmente, viendo la lista completa o filtrada), crear categorías personalizadas y editar marcadores.

Archivista 3000 (3.82)

Desarrollador: Likasoft

Tamaño de distribución: 3 MB

Trabajar bajo control: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Método de distribución: shareware (demostración de 30 días - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Precio: licencia de estudiante - 195 rublos, licencia personal - 295 rublos, licencia comercial - 900 rublos.

« Archivarius 3000 es la solución óptima para la búsqueda rápida de documentos en 18 idiomas diferentes (incluidos ruso, inglés, alemán y francés), dirigida a una amplia gama de usuarios. El programa brinda acceso instantáneo a los documentos ubicados en el disco duro, la red y las unidades extraíbles (CD, DVD, ZIP, etc.), y puede trabajar con todos los tipos de documentos populares (archivos PDF, documentos de MS Office, archivos de texto, etc.). ) .). Puede buscar archivos (ZIP, RAR, etc.), mensajes de correo electrónico (Outlook, Outlook Express, The Bat!, etc.) y archivos adjuntos. Además, se admiten búsquedas en las bases de datos de Lotus Notes y Lotus Domino y en las bases de datos de mensajes de ICQ, Odigo IM y Miranda IM.

Junto con la búsqueda habitual por una palabra clave o un conjunto de palabras clave, el programa admite un modo de búsqueda avanzada que utiliza funciones lógicas y puede buscar documentos no solo por contenido, sino también por nombre de archivo, fecha de modificación, tamaño, tipo de documento, codificación, etc (figura 7). Gracias al soporte completo de Unicode, la búsqueda se realiza correctamente no solo en documentos en un idioma, sino también en documentos multilingües (por ejemplo, con texto en ruso y alemán al mismo tiempo). Es posible buscar documentos de forma remota a través de Internet con el posterior acceso a los documentos encontrados a través de cualquier navegador de Internet, como Internet Explorer. Los resultados de la búsqueda se pueden presentar en modo de extracto, cuando los fragmentos más significativos (relevantes) de los documentos seleccionados se muestran resaltando las palabras encontradas, y en modo de tabla, cuando se muestra información breve sobre los documentos (Fig. 8), mediante la cual pueden ser ordenado

Arroz. 7. Búsqueda de documentos en el entorno Archivist 3000

Arroz. 8. Opciones para presentar resultados de búsqueda
en "Archivario 3000"

Llenar documentos estándar

La preparación de los documentos estándar ocupa una parte importante del tiempo de aquellos usuarios que, de turno, se dedican a la preparación de documentación diversa en compañías de seguros, bancos, notarías, empresas de servicios de diversa índole, etc. Como regla general, dichos documentos se crean en el editor de texto de Word en función de los documentos base desarrollados inicialmente, en los que simplemente se reemplaza alguna información variable. No hay nada complicado en esto, pero con grandes volúmenes de documentación, los errores son inevitables; por ejemplo, puede ingresar datos accidentalmente en el lugar equivocado donde se supone que deben estar, o borrar algunas palabras del documento, etc. Por lo tanto, es deseable que solo aquellos campos en los que se deben ingresar datos estén abiertos para la entrada y que el resto del texto esté bloqueado. Se brinda la posibilidad de crear dichos documentos en Word por parte de los desarrolladores. Es suficiente desarrollar una serie de plantillas para todos los documentos estándar utilizados en la organización, para cada plantilla para prohibir el cambio de datos permanentes (comando Herramientas -> Establecer protección -> Prohibir cualquier cambio que no sea ingresar datos en los campos del formulario) y capacite a los usuarios para crear documentos a partir de plantillas. Para documentos típicos, donde hay relativamente poca información variable, estas plantillas serán suficientes para acelerar significativamente el proceso de preparación de documentos y reducir el riesgo de errores.

Sin embargo, en la práctica, se utilizan muchos documentos estándar, en los que la información variable ocupa hasta la mitad del volumen, y algunos de los datos variables de una forma u otra se repiten repetidamente (Fig. 9), por ejemplo, el nombre completo. en diferentes casos, escritura para fechas ingresadas o montos, etc. En este caso, el uso de plantillas de Word sirve de poco, ya que el llenado de documentos incluso a través de plantillas llevará mucho tiempo, porque todos los datos variables deberán ingresarse manualmente.

Arroz. 9. Un ejemplo de un documento con un gran volumen
información variable

Hay una característica más de la ejecución de documentos estándar: a menudo se requiere preparar no un documento, sino varios a la vez (por ejemplo, para redactar un acuerdo bancario sobre la apertura de un depósito, se necesitan tres o cuatro tipos de acuerdos para firma). Por lo tanto, la misma información debe ingresarse en diferentes documentos, lo que también lleva mucho tiempo, y la probabilidad de cometer un error aumenta en consecuencia. Es mucho más rápido redactar dichos documentos utilizando aplicaciones especializadas diseñadas para automatizar el proceso de preparación de documentos estándar, como AvtoDoc o Blitz Document, por ejemplo. Estas aplicaciones también se basan en el uso de plantillas que, a diferencia de las plantillas de Word convencionales, no solo permiten introducir datos en los campos destinados para ello (para lo que el usuario debe rellenar un conjunto de formularios con datos), sino también saber convertir los datos ingresados ​​de manera programada, por ejemplo pueden reemplazar el número en palabras, declinar palabras y frases según casos gramaticales, etc. Como resultado, los documentos necesarios se completan rápidamente y la cantidad de errores que se pueden cometer en este caso resulta ser un orden de magnitud menor que cuando se preparan tradicionalmente en Word. Además, la creación de documentos estándar a través de soluciones especializadas también es atractiva porque todos los documentos creados se catalogan automáticamente y en el futuro no es un problema encontrar ninguno de ellos, y el usuario no necesita conocer los entresijos de la documentación, porque todos los matices legales ya se tienen en cuenta en las plantillas.

Autodoc 1.2

Desarrollador: EleWise

Tamaño de distribución: 6 MB

Trabajar bajo control: Windows 2000/XP/2003

Método de distribución: shareware (demostración funcionalmente limitada - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Precio:"AutoDoc-Personal" - 1980 rublos, "AutoDoc-Server" - 2980 rublos, "AutoDoc-Client" - 1490 rublos.

AutoDoc es un programa que le permite automatizar y acelerar el proceso de completar documentos estándar utilizando plantillas creadas con MS Word y mantener un archivo de documentos y registros realizados con estas plantillas. El proceso de generación de nuevos documentos en él está extremadamente automatizado: simplemente seleccione el escenario comercial deseado de la lista general de escenarios (un escenario comercial es una plantilla personalizada) y complete el formulario de entrada con los datos requeridos (Fig. 10). El documento creado se puede ver, guardar, imprimir o abrir en Word para su posterior edición.

Arroz. 10. Creación de un documento según el escenario "AutoDoc"

El número de scripts incorporados es pequeño (Fig. 11), pero se puede ampliar con scripts personalizados, cuyo proceso de creación se presenta en detalle y visualmente en la ayuda y está completamente controlado por el asistente, y por lo tanto es accesible para la mayoría de los usuarios. El desarrollo de un nuevo escenario implica cinco pasos: ingresar el nombre del escenario, crear una plantilla, definir variables, configurar y probar el escenario y guardarlo para su posterior edición (Fig. 12). A primera vista, preparar una plantilla puede causar algunas dificultades, ya que debe crearse manualmente en Word, y esto requiere conocimientos del lenguaje de scripting. Pero en la práctica, todo es mucho más simple: basta con comprender que las variables se ingresan entre llaves, y el signo $ se coloca delante de ellas, todo el resto del texto se imprime de la manera habitual (Fig. 13). Se pueden crear nuevas plantillas no solo desde cero, sino también en base a plantillas existentes o documentos listos para usar; en el primer caso, solo necesita cambiar la configuración del script y probarlo con la configuración modificada, y en el segundo, abrir el documento terminado, reemplace la información cambiante con variables y especifique el programa como una plantilla. Las variables pueden ser de varios tipos, incluidas las que permiten:

  • ingrese datos en varios campos a la vez: nombre completo, datos del pasaporte, detalles de la organización, etc.;
  • seleccionar un valor variable de un conjunto de valores;
  • realizar varias operaciones y conversiones: calcular el porcentaje de un número o IVA de un monto, convertir un número en una cadena, ingresar la fecha actual, etc.;
  • indicar una palabra o frase en un caso determinado, etc.

Los documentos creados de acuerdo con los escenarios comerciales de AutoDoc se guardan como registros claramente estructurados y, por lo tanto, en cualquier momento puede encontrar el documento deseado filtrándolo o buscándolo, verlo, imprimirlo, regenerarlo o eliminarlo.

Arroz. 11. La ventana "AutoDoc" con una lista de grupos incorporados
escenarios de negocios

Arroz. 12. Desarrollo de un nuevo escenario en "AutoDoc"

Arroz. 13. Un ejemplo del texto de la plantilla en "AutoDoc",
en el que aparecen cuatro variables: "número",
"mes", "organización" y "nombre completo"

El programa se suministra en dos versiones: monousuario - "AutoDoc-Personal" y multiusuario (red), representado por dos módulos - "AutoDoc-Server" y "AutoDoc-Client". En la versión de usuario único, todos los componentes del sistema se encuentran en la computadora local, mientras que en la versión multiusuario, la base de datos de scripts, plantillas y registros se instala en el servidor y solo la parte del cliente se instala en las computadoras de los usuarios. , que permite utilizar todos los materiales de AutoDoc almacenados en el servidor.

Documento Blitz 3.4.1

Desarrollador: BlitzSoft

Tamaño de distribución: 991KB

Trabajar bajo control: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Método de distribución: shareware (versión de demostración funcionalmente limitada - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Precio: 500 rublos.

Blitz Document es un programa compacto para compilar automáticamente documentos estándar utilizando plantillas de script. Le permite generar rápidamente documentos basados ​​en más de 30 plantillas integradas (Fig. 14), o scripts personalizados que se pueden desarrollar en base a plantillas integradas o diseños en blanco. Crear un documento de acuerdo con un escenario ya preparado es extremadamente simple: simplemente seleccione el tipo de escenario y siga las instrucciones del asistente, que guiará fielmente al usuario a través de todas las etapas de preparación del documento (Fig. 15). El documento terminado se puede ver, imprimir, editar en el editor de texto incorporado (se pueden corregir tanto los datos variables como los permanentes) o abrir para editar en Word.

Arroz. 14. Lista de scripts incorporados Documento Blitz

Arroz. 15. Crea un documento con guión
documento relámpago

El desarrollo de las plantillas creadas es algo más complicado, pero también estará al alcance de la mayoría de los usuarios. Es cierto que tomará algún tiempo dominar esta función, ya que, desafortunadamente, la información de referencia adjunta al programa está diseñada para usuarios suficientemente capacitados (es muy tacaña y no contiene ilustraciones ni ejemplos). Técnicamente, la creación de una nueva plantilla consta de dos etapas: la elección de una plantilla o diseño incorporado, sobre la base de la cual se desarrollará una nueva plantilla, y el ajuste consistente de los datos constantes y variables incluidos en ella ( Figura 16). Los datos permanentes se ingresan en su forma real, pero no directamente en el texto, sino a través de cuadros de diálogo. La información de las variables también se corrige durante el diálogo y ya no se ingresa directamente, sino que se reemplaza por variables con etiquetas comodín, diseñadas teniendo en cuenta el lenguaje de scripting utilizado en el programa. Los scripts no solo pueden mostrar el texto ingresado durante la generación del documento, sino también cambiarlo usando un sistema de comandos para sustituir datos o convertirlos. Por ejemplo, se proporciona:

Arroz. 16. Desarrollo de una nueva plantilla basada en el diseño
en Documento Blitz

  • declinación de palabras y frases por casos gramaticales;
  • convertir números en cadenas;
  • traducción de fechas de calendario en cadenas;
  • realizar cualquier cálculo utilizado en documentos legales y comerciales;
  • cambiar el texto según el valor de los datos introducidos, etc.

Los documentos creados con Blitz Document se almacenan en libros de contabilidad estructurados; esto le permite navegar rápidamente a través de la documentación y obtener acceso casi instantáneo a los materiales necesarios, por ejemplo, para imprimirlos. Además, los documentos se pueden agrupar en casos virtuales, lo que es conveniente para acceder rápidamente a los materiales relacionados con un tema u objeto en particular que aparecen en la base de datos.

OCR en documentos escaneados

Los usuarios que a menudo necesitan convertir documentos en papel (páginas de un libro, periódico, revista o fax) a un formato editable electrónico no pueden prescindir de un sistema de reconocimiento de caracteres, o sistema OCR (Optical Character Recognition), diseñado para ingresar automáticamente textos de documentos en papel en una computadora. Teóricamente, puede usar el programa FineReader de ABBYY o CuneiForm de Cognitive Technologies; ambos tienen un funcionamiento confiable y se distinguen por una alta precisión de reconocimiento. Pero el paquete FineReader tiene un ABBYY FineReader 8.0 Home Edition simplificado y asequible, lo que lo hace más atractivo para una amplia audiencia.

ABBYY FineReader 8.0

Desarrollador: Software de ABBYY

Tamaño de distribución: 40,5 MB

Trabajar bajo control: Windows 98/Me/NT4.0/2000/XP

Método de distribución: shareware (sin versión de demostración de FineReader Home Edition, versión de demostración funcionalmente limitada de FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Precio: FineReader Home Edition - 990 rublos, FineReader Professional Edition - 3750 rublos.

ABBYY FineReader es una solución ideal para reconocer documentos que reconocen no solo texto, sino también diseño, lo que garantiza una transmisión precisa de tablas, imágenes y división de texto en columnas (Fig. 17). El programa es fácil de usar, capaz de reconocer documentos multilingües (admite 179 idiomas) y de varias páginas. Es posible reconocer el documento completo o sus páginas individuales. El resultado se puede guardar en uno de los formatos comunes: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT o PDF. Es posible guardar los resultados del reconocimiento paso a paso para eliminar errores. Exportación implementada de resultados de reconocimiento directamente a Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect y Adobe Acrobat. El corrector ortográfico incorporado (para 36 idiomas) ayudará a acelerar la verificación del resultado, y la integración con Microsoft Word le permite llamar al programa directamente desde Word, sin distraerse del trabajo con texto.

Arroz. 17. Resultado del reconocimiento de documentos
en ABBYY FineReader Home Edition

El programa se presenta en dos versiones: FineReader Home Edition, diseñada para principiantes, y FineReader Professional Edition, dirigida a profesionales. La versión profesional le permite administrar los parámetros de reconocimiento (cambiar el modo, realizar el reconocimiento con entrenamiento) y tiene un conjunto más rico de funciones de reconocimiento (reconocimiento de archivos PDF, textos tomados con una cámara digital, etc.). Además, la edición profesional proporciona más formatos de guardado diferentes, agregó la capacidad de reconocer códigos de barras y reconocer rápidamente capturas de pantalla utilizando la utilidad Screenshot Reader.

Convertir documentos de formato PDF

Toda la documentación técnica ahora está disponible en formato PDF, que utiliza el Adobe Acrobat Reader gratuito para ver los documentos. Pero muy a menudo existe la necesidad de utilizar fragmentos de archivos PDF al preparar sus propios documentos o editar materiales en formato PDF (por ejemplo, artículos, contratos, informes, etc.). En el primer caso, deberá extraer fragmentos de texto y/o imágenes de archivos PDF (teóricamente, esto se puede hacer con las herramientas integradas de Acrobat Reader, pero con un resultado muy mediocre). En el segundo caso, tendrás que convertir documentos PDF a un formato editable (por ejemplo, a formato Word) manteniendo el diseño del documento original, que ni siquiera está previsto en Acrobat Reader. En tales casos, las utilidades especiales vendrán al rescate, de las cuales los paquetes ABBYY PDF Transformer y PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html) parecen ser los más atractivos. Consideraremos el primero de ellos: aunque es más costoso, tiene una interfaz en idioma ruso y le permite convertir archivos PDF en varios formatos editables, y puede reconocer correctamente no solo el texto en inglés, sino también en ruso.

ABBYY PDF Transformador 2.0

Desarrollador: Software de ABBYY

Tamaño de distribución: 52 MB

Trabajar bajo control: Windows 2000 (SP2 o superior)/XP/Server 2003

Método de distribución: shareware (demostración de 15 días - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Precio: 1490 rublos.

ABBYY PDF Transformer es una utilidad para convertir documentos PDF a formatos de documentos de Microsoft Word (Fig. 18), Excel, así como a archivos HTML y TXT. El paquete tiene una interfaz intuitiva y es muy fácil de usar, por lo que su desarrollo estará al alcance incluso de los usuarios novatos.

ABBYY PDF Transformer puede convertir cualquier archivo PDF, incluidos archivos sin una capa de texto (dichos archivos se obtienen con mayor frecuencia de documentos escaneados y representan imágenes de texto) y procesar correctamente archivos PDF que contengan cualquier combinación de idiomas admitidos (incluidos ruso e inglés) . La utilidad conserva con precisión el diseño del documento original (imágenes, tablas, columnas, enlaces) y le permite administrar las opciones de conversión y guardado. Por ejemplo, puede definir claramente las áreas que el programa debe percibir como texto o como una imagen (lo cual es relevante para los archivos PDF con un diseño complejo), guardar el documento terminado con el mismo diseño que el original o como una columna de texto (con o sin imágenes - opcional), etc. Si es necesario, es posible convertir selectivamente páginas individuales o incluso sus fragmentos. Además, ABBYY PDF Transformer también puede realizar la conversión inversa, lo que le permite crear archivos PDF desde documentos de Microsoft Word, hojas de cálculo de Excel, presentaciones de PowerPoint, diagramas de Visio y archivos HTML, así como desde prácticamente cualquier aplicación que admita la impresión de un documento (esto es implementado a través de la impresora virtual PDF-XChange para ABBYY PDF Transformer 2.0).

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